Inloggen Basispoort Thuis Inschrijven activiteiten schooljaar 2022/2023

Informatie aan ouders over gegevensverwerking

Onze school maakt deel uit van de Scholengroep Holland. Scholengroep Holland is een ambitieuze organisatie die onze leerlingen een gedegen (basis)kennis biedt en met hen samen wil leren. De contactgegevens van Scholengroep Holland zijn te vinden op de website.
Ons uitgangspunt is “een leven lang leren” voor onze leerlingen en onze professionals.

Door het opvragen van het inschrijfformulier heeft u interesse getoond in onze school. De contactgegevens van onze school vindt u onderaan in deze brochure.

In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming informeren wij u onderstaand met welk doel wij deze gegevens verzamelen, hoe wij deze gebruiken, hoe lang wij de gegevens bewaren en hoe wij de gegevens beschermen. Tevens informeren wij u over uw rechten m.b.t. de gegevens.

Doel
Het doel van het verzamelen en verwerken van de persoonsgegevens van u en uw kind is:
* • te voldoen aan de overeenkomst die wij met u hebben om onderwijs te geven aan uw kind.
* • te voldoen aan de wettelijke verplichting die op ons rust, waaronder de verplichting uit hoofde van de Wet op het Primair Onderwijs.
* • om met u contact te onderhouden zoals, bespreken van de voortgang van uw kind, beantwoorden van vragen, afhandeling van klachten, op de hoogte houden van onze activiteiten middels een nieuwsbrief.
* • om u op de hoogte te houden van de buitenschoolse activiteiten zoals schoolreisjes en ouderactiviteiten.
* • bij de overgang van uw kind van onze school naar een andere onderwijsinstelling.
* • voor het voldoen aan een zorgvraag/extra begeleiding.

Welke persoonsgegevens verwerken wij
Wij maken onderscheid tussen verschillende gegevensverwerkingen die wij uitvoeren om onderwijs te kunnen aanbieden.

Aanmelding bij ons op school
Via het inschrijfformulier vragen wij u een aantal Persoonsgegevens in te vullen. Wij vragen u in elk geval om de volgende persoonsgegevens:
Van uw kind:
Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres en woonplaats, BSN (of tijdelijk onderwijsnummer), land van herkomst, datum in Nederland, culturele achtergrond, gegevens over voorschoolse educatie, school van herkomst, datum aanmelding, datum eerste schooldag, medicijen en allergieën en of uw kind extra ondersteuning nodig heeft.
Van u:
Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, Land van herkomst, adres en woonplaats, beroep, opleiding, waar u werkt, telefoonnummer, burgerlijke staat, e-mailadres, gegevens over gezinssamenstelling, huisarts en verzekering.

Gegevens nodig voor het geven van onderwijs en begeleiding
Om onderwijs te kunnen verzorgen registreren wij gegevens over de vorderingen van uw kind op school, zoals nummer van de groep, cijfers en voortgangsrapporten. Wij verwerken gegevens die bepalen of wij subsidie krijgen voor uw kind in verband met extra begeleiding. Daarnaast houden wij een verzuimadministratie bij. Wij stellen bij het verlaten van de school een onderwijskundig rapport op over de schoolvorderingen en leermogelijkheden van uw kind. Hierin staan gegevens over resultaten, ontwikkelingen, gedrag en verzuim. Ook leggen wij een schooladvies en score van landelijke toetsen (zoals CITO) vast.
Soms is het nodig om bijzondere persoonsgegevens te verwerken om uw kind beter te kunnen begeleiden, zoals medische gegevens (bijvoorbeeld dyslexie, ADHD of een allergie).
Wij bieden ook digitale leermiddelen aan waarin wij persoonsgegevens verwerken. Het gaat dan om de inlognaam en wachtwoord, IPadres, de groep waarin uw kind zit en het niveau dat uw kind heeft.
Verder verwerken wij persoonsgegevens van u en uw kind die verband houden met het contact met de school, zoals bij vragen of klachten of ten aanzien van bepaalde taken die u voor de school uitvoert. Wanneer u een betaling verricht aan de school verwerken wij uw bankgegevens (IBAN).

Categorie
De Algemene Verordening Gegevensbescherming maakt onderscheid in Persoonsgegevens en Bijzondere Persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens waaraan je een natuurlijk persoon kunt identificeren. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld foto’s, gegevens over medicijngebruik/allergie en medische gegevens.
De door u verstrekte gegevens kunnen beide categorieën betreffen. Immers medicijngebruik kan over de dag nodig zijn en gegevens over voeding is nodig bij overblijven.

Toestemming
Wij kunnen u in bepaalde gevallen vragen om toestemming te geven voorafgaand aan de gegevensverwerking. Zo zullen wij u vragen of wij uw contactgegevens kunnen opnemen in de klassenlijst en heeft u de mogelijkheid om aan te geven of uw adres en telefoonnummer geheim zijn. Wij vragen u toestemming voor het maken van en het gebruik van foto’s van uw kind in de schoolgids, brochure of kalender, nieuwsbrief en op onze website of social media. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door schriftelijk contact met ons op te nemen.
Daarnaast vragen wij u toestemming als wij uw gegevens moeten delen met derden ten behoeve van de begeleiding of extra zorg voor uw kind.

Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen
Vanuit een wettelijke verplichting die op ons rust moeten wij persoonsgegevens delen. Wij zijn verplicht een leerlingvolgsysteem te gebruiken om de vorderingen en resultaten bij te houden van onze leerlingen. Zoals iedere school zijn wij verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen wanneer uw kind naar een andere school gaat. En voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen ten aanzien van de kwaliteit van het onderwijs.
Wij zijn verplicht gegevens te delen met overheidsinstanties, zoals de onderwijsinspectie, Dienst Uitvoering Onderwijs of GGD/CJG of, indien de noodzaak ertoe bestaat, Veilig Thuis. De ontvangende overheidsinstantie is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en moet zich houden aan de toepasselijke privacyverplichtingen.
Wij delen de gegevens ook met “verwerkers”, aanbieders van digitale leermiddelen, het administratiekantoor en de leerlingvolgsystemen. Met al deze verwerkers hebben wij een overeenkomst gesloten zodat wij zeker weten dat zij zich aan hetzelfde beveiligingsniveau houden als waarmee wij uw gegevens beschermen.
Hoelang bewaren wij persoonsgegevens van u en uw kind

Bewaartermijn
Onze school zal uw Persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig voor het doel waarvoor wij ze verzamelen. Onze bewaartermijnen zijn vastgelegd en luiden:
* • Gegevens over verzuim/afwezigheid en in- en uitschrijving nadat de leerling is uitgeschreven = 5 jaar
* • gegevens over een leerling die naar het speciaal onderwijs is doorverwezen nadat de leerling is uitgeschreven = 3 jaar
* • het leerlingdossier nadat de leerling van school is gegaan = 2 jaar
* • centraal examen, inclusief cijferlijsten = 6 maanden

Verzoeken om inzage, correctie en verwijdering

Rechten
Als ouder kunt u op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens. U heeft:
Recht tot inzage – een schriftelijk verzoek hiertoe van u wordt binnen 4 weken gehonoreerd als wij uw identiteit hebben vastgesteld waaruit blijkt dat u degene bent die dit recht mag uitoefenen.
Recht tot rectificatie – een schriftelijk verzoek hiertoe met de gegevens die u wilt laten aanpassen wordt gehonoreerd binnen een redelijke termijn. Ook hiervoor geldt dat wij uw identiteit moeten controleren zodat wij zeker weten dat u bent wie u zegt dat u bent.
Recht tot verwijdering – indien wij geen wettelijke verplichting hebben uw gegevens te bewaren kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen. Binnen een redelijke termijn zullen wij aangeven of wij hieraan kunnen voldoen of welke consequenties het verwijderen van uw gegevens heeft.

Zijn uw persoonsgegevens veilig
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen, zoals een informatie beveiligingsbeleid, een gedragscode, een privacyreglement en een protocol melden datalekken, om uw gegevens te beveiligen en te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Wij beveiligen onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Wij hebben met leveranciers van (onder andere) onze leerlingvolgsystemen, en administratiesystemen afspraken gemaakt die hen verplicht om een zelfde mate van beveiliging toe te passen.

Klachten
Als u klachten heeft over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact opnemen met ons via de gegevens zoals vermeld onder Contact.
Ook kunt u direct contact opnemen met het privacyteam zoals hieronder vermeld.

Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat niet lukt kunt u zich te allen tijde wenden tot te Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact: Marco Brinkhuis; dir@annefrankschool.nl

Privacyteam: privacyteam@scholengroepholland.nl

Functionaris Gegevensbescherming: mw T.L. Kort-Loendersloot